Manažerská informatika 3MA381
Domů  |  3MA112  |  3MA191  |  3MA381  |  3MA382  |  3MA481   
Osnova cvičení Úvodní informace Harmonogram prezentací Hodnocení Podklady ke cvičením Teorie Domácí cvičeníExtra aktivity Odkazy

Ověření dat

Při zadávání dat přímo z klávesnice je poměrně vysoké procento chybovosti. Ať už jde o překlepy nebo zadání dat mimo předpokládaný rozsah. Stejně tak může docházet k zadání jiných dat než je žádoucí v případě, že někdo tabulku připravuje s určitou představou a někdo jiný pak do tabulky data vyplňuje. Pokud pracujeme např. se seznamy, pak můžeme nastavit pro jednotlivé buňky (sloupce) určitá omezení toho co smí uživatel do buňky zadat, případně upozornit na zadání údaje mimo předpokládaný rozsah. Abychom omezili procento chybovosti a získali data v požadované formě a rozsahu, můžeme využít možnosti ověření dat.

Standardně můžeme do buňky zadat téměř cokoliv.

Pozn.: Do buňky lze z nějakého důvodu zadat i neexistující datum 0.1.1900. Excel sice text zadaný jako 0.1.1900 nebo 0/1/1900 na datum automaticky nepřevede, ale při převedení nuly na formát data zobrazí v buňce datum 0.1.1900, se kterým jde dále provádět výpočty stejně jako s běžnými daty.

Pomocí ověření dat můžeme můžeme omezit délku textu, rozmezí hodnot, omezit rozsah data nebo času, popřípadě můžeme přímo omezit zadávané údaje na určitou množinu hodnot.

Ověření dat je tedy částečnou kontrolou správnosti nově zadávaných dat.

Postup

  1. Vybereme buňku nebo oblast, kde chceme ověření dat nastavit.
  2. Z nabídky Data vybereme příkaz Ověření...
  3. V dialogovém okně Ověření dat nastavíme omezující podmínky případně zprávu při zadávání a chybové hlášení.

Dialogové okno Ověření dat má tři karty:

Na kartě Nastavení máme možnost nastavit podmínku zápisu - ověřovací kritéria. Standardně můžeme zadat jakoukoli hodnotu (s omezením viz výše). Možnosti omezení:

Zpráva při zadávání

Jestliže chceme osobě, která bude údaje vyplňovat napovědět, jaký údaj do buňky patří, pak můžeme napsat krátkou zprávu do zprávy na kartě Zpráva při zadávání. Při vstupu do buňky se text této zprávy objeví pod vyplňovanou buňkou (případně se zobrazí Pomocník Office).

Chybové hlášení

Pokud uživatel zadá údaj, který nesplňuje námi zadané ověřovací kritérium, kterou jsme pro ověření dat definovali, pak máme volbu ze čtyř následujících akcí.

V případě, že zvolíme jako varovné hlášení Informaci, Varování nebo Stop a nezadáme žádný text nadpisu a chybového hlášení, pak Excel při chybném vyplnění zobrazí zprávu "Zadaná hodnota není platná. Určitý uživatel omezil hodnoty, které lze do buňky zadat.".

Příklad

Do tabulky chceme doplnit hodnocení zkoušky studentů. Hodnocení může nabývat pouze hodnot Výborně, Velmi dobře, Dobře, Nevyhověl, Nevyhověla. Do oblasti, kam se bude výsledek zkoušky zapisovat, připravíme ověření dat, kde jako ověřovací kritérium zvolíme Seznam. Jako zdroj dat zadáme Výborně;Velmi dobře;Dobře;Nevyhověl;Nevyhověla nebo se odkážeme na oblast buněk, kde máme hodnocení zapsané - např. =$H$1:$H$5 nebo =hodnoceni_zkousky (kde hodnoceni_zkousky je název oblasti $H$1:$H$5, kde jsou varianty hodnocení zapsány).

Ověření dat - seznam

Při vstupu do buňky se pak napravo od buňky zobrazí šipka a po kliknutí seznam s možnými hodnotami vyplnění.

Úpravy zvoleného ověření dat

Pokud jsme nastavili nějakým způsobem ověření dat, zprávu při zadávání nebo chybové hlášení a později chceme toto editovat ve všech buňkách se stejným ověřením, pak máme několik možností:

Kopírování ověření dat

Ověřovací kritérium je jen jedním z atributů buňky a lze ho podobně jako formát či komentáře kopírovat separátně. Kopírovat ověření dat lze několika způsoby:

Případy, kdy se ověření dat neuplatní nebo mohou být zapsána data nesplňující ověřovací kritérium:

Označení nežádoucích údajů

Vzhledem k tomu, že lze údaje zadat i tak, že se ověření dat neuplatní, případně lze toto ověření přeskočit, se nám může hodit možnost označení buněk s údaji, nesplňujícími ověřovací kritérium.

  1. Zobrazíme panel nástrojů Závislosti vzorců.
  2. Kliknutím na ikonu Zakroužkovat neplatná data zakroužkování se označí chybně zadané údaje (jestliže jsme při definici ověřovacího kritéria odškrtli Přeskakovat prázdné buňky, pak se zakroužkují i ty).
  3. Po úpravě údaje na přípustnou hodnotu kroužek okolo buňky zmizí.
  4. Odstranění zakroužkování neplatných dat je možné kliknutím na ikonu Vymazat kroužky ověření vymazat kroužky ověření.

Při zadání nových údajů nesplňujících kritérium ověření se kroužky samy neobjeví - je potřeba znovu kliknout na ikonu Zakroužkovat neplatná data zakroužkování. Při uložení souboru se všechny kroužky vymažou. Současně může být v Excelu zakroužkováno maximálně 255 buněk.

Nahoru

© 2007–2013 Miroslav Lorenc

Převzetí, publikování, kopírování, či jiné užití než pro osobní potřebu je možné pouze s písemným svolením autora.