Manažerská informatika
Domů  |  3MA112  |  3MA191  |  3MA381  |  3MA382  |  3MA481   
Osnova cvičení Úvodní informace Podklady ke cvičením Semestrální práce Samostatné aktivity Hodnocení Odkazy

Zabezpečení dokumentů

Každý člověk, který pracuje na počítači, vytváří a uchovává velké množství nejrůznějších dokumentů. Většinu dokumentů si nenecháváme jen pro sebe, ale distribujeme je dalším osobám. Málokdo bohužel přemýšlí o tom, že dokumenty obsahují velké množství údajů, které nejsou určeny ostatním. V dokumentech jsou běžně obsaženy různé osobní údaje, firemní data a další citlivé údaje.

Ke zneužití takovýchto údajů může dojít při různých příležitostech – odcizení notebooku, ztráta flash disku, umožnění přístupu k počítači neautorizované osobě, odposlouchávání e-mailové komunikace (přílohy) apod. Většina uživatelů má své dokumenty uloženy v podobě, kdy mohou být bez obtíží otevřeny, čteny, pozměňovány nebo smazány. Přitom jejich zabezpečení proti takovýmto operacím je často velice snadné. I v případech, kdy postupujeme své dokumenty dalším lidem záměrně, je dobré myslet na ochranu daného dokumentu (konkurenci nechceme naservírovat, kdo z naší firmy má ono know-how, kterým se prezentujeme apod.).

V tomto dokumentu jsou stručně popsány možnosti zabezpečení dokumentů MS Office - především dokumentů Word, sešitů Excel a prezentací PowerPoint. Blíže se budeme věnovat následujícím prvkům ochrany dokumentů:

Pokud není uvedeno jinak, týká se následující text aplikací MS Office verze 2010.

Zabezpečení souboru proti otevření a úpravám

Základní nastavení zabezpečení dokumentu je nastavení hesla pro otevření dokumentu. Heslo pro otevření nastavíme u aplikací Office 2010 přes Nabídku Soubor - Uložit (v případě již dříve uloženého sešitu Uložit jako), v levém dolním rohu dialogového okna je tlačítko Nástroje, kde zvolíme možnost Obecné možnosti. Přestože jde o obdobnou operaci, setkáme se v aplikacích Excel, Word a PowerPoint se zcela odlišnými dialogovýmiokny (viz následující obrázky).

U aplikací Office 2003 a starších máme možnost nastavit heslo také během ukládání souboru a to přes tlačítko Nástroje a volbu Možnosti zabezpečení nebo během práce na dokumentu přes nabídku Nástroje - Možnosti záložka Zabezpečení. Pokud jsme dokument již dříve uložili bez hesla, lze obdobně postupovat přes volbu Uložit jako.

Heslo pro otevření

Nastavením zabezpečení dokumentu proti otevření docílíme toho, že před samotným načtením dokumentu do aplikace bude po uživateli vyžadováno heslo, bez jehož zadání se dokument vůbec neotevře - nelze tedy zobrazit jeho obsah.

Heslo dokumentu Word

Word 2010: nastavení hesla pro otevření dokumentu (tlačítko Uzamknout dokument zde slouží pro omezení formátování nebo úprav části dokumentu).

Heslo pro úpravy

Pokud chceme, aby jiný uživatel mohl dokument prohlížet a editovat, ale nikoli uložit změny dokumentu bez znalosti hesla, použijeme Heslo pro zápis (Word, PowerPoint) resp. Heslo pro úpravy (Excel).

Zadáním hesla pro otevření nebo editaci dokumentu se soubor nijak nešifruje (pokud však u souboru chráněného heslem zabrousíme do nabídky Soubor - Informace je tlačítko indikující šifrování aktivní a je zde pro šifrování nastaveno stejné heslo, které jsme zvolili pro uzamčení dokumentu). Použitím hesla pro uzamčení dáváme dokumentu ochranu před nechtěnou manipulací se souborem.

Pokud chceme nastavit obě hesla (soubor odesíláme více spolupracovníkům, z nichž jen některým chceme umožnit editaci dokumentu), pak je vhodné nastavit hesla pro otevření a editaci odlišná. Zatržením volby Doporučeno jen pro čtení u dokumentu Wordu nebo sešitu Excelu omezíme nechtěné úpravy - uživatel bude při otevření sešitu dotázán, jestli chce otevřít soubor jen pro čtení. Obdobně lze použít ochranu heslem a nezadat žádné heslo - slouží jako upozornění uživatele, které zabrání neúmyslným změnám v dokumentu.

Heslo k sešitu Excel

Excel 2010: Nastavení hesla pro úpravy

U všech hesel jsou rozlišována malá a velká písmena. Do hesla lze vkládat (a vzhledem ke zvýšení zabezpečení je to i vhodné) kromě písmen i čísla a jiné znaky - např. (-_#^&*[]¨\).

Odebrání nebo změna hesla

Pokud potřebujeme vyžadování hesla z dokumentu odebrat nebo heslo změnit, můžeme postupovat obdobně jako při zabezpečení souboru, ale heslo smažeme resp. přepíšeme na nové. Uložením souboru se taková změna aplikuje.

Heslo k otevření prezentace PowerPointu

PowerPoint 2010: nastavení hesla pro otevření a úpravy

Upozornění - dlouhá hesla

Při použití hesla delšího než 15 znaků u souborů Wordu se heslo automaticky zkrátí na 15 znaků, aniž byste na to byli upozorněni (pouze v poli pro zadání hesla nepřibývají zástupné znaky). Např. ve snaze o použití kvalitního hesla (28 znaků):

kVa1itn1_h3sl0-pr0-0t3vř3n1^

se heslo zkrátí na (15 znaků):

kVa1itn1_h3sl0-

Pokud vám tedy dokument nejde otevřít s heslem, které jste zadali pro uzamčení a má více znaků, použijte pouze prvních 15 znaků. Na rozdíl od Wordu umožňuje Excel a PowerPoint použít heslo o délce až 255 znaků.

Označení dokumentu jako konečného

Pokud jsme dokončili práci s dokumentem a chceme dokument postoupit dalším spolupracovníkům, může se hodit možnost označení dokumentu jako konečného. Volbu najdeme v nabídce Soubor - informace - Zamknout dokument - Označit jako konečný.

Označit dokument jako konečný

Jedná se o jednoduché zabezpečení dokumentu proti dalším úpravám. Tato možnost ovšem není chráněná heslem a vypnout ji může tedy kdokoliv.

Označit jako konečný

Word 2010: Upozornění na ukládání dokumentu označeného jako konečný

Při otevření takto označeného dokumentu je uživateli ihned jasné, že do dokumentu nemá zasahovat. Kromě voleb spojených se zobrazením či tiskem dokumentu jsou téměř všechny nabídky nepřístupné (zešedlé).

Označit jako konečný - nabídky

Ochrana dokumentu pomocí atributu souboru

Jiným způsobem lze velice snadno docílit ochranu proti dalším změnám na úrovni souboru. Pokud ve správci souborů (Průzkumník Windows, Total Commander apod.) vyvoláme vlastnosti dokumentu a zaškrtneme volbu Jen pro čtení, půjde do dokumentu po otevření nadále psát, mazat, formátovat apod., ale při pokusu o jeho uložení budeme vyzváni k uložení pod jiným názvem.

Dokument - Jen pro čtení

Označení souboru - jen pro čtení

Jde tedy o zcela jiný přístup než při označení dokumentu jako finálního/needitovatelného, ale s podobným efektem - zabránění nechtěným změnám dokumentu. Tímto způsobem můžeme samozřejmě chránit i jiné dokumenty než ty, pocházející ze sady MS Office - např. TXT či HTML.

Šifrování dokumentu

Vyšším stupněm ochrany dokumentu je šifrování. Pro zašifrování souboru postupujeme přes nabídku Soubor - Informace - Zamknout dokument - Zašifrovat pomocí hesla. Pokud ukládáme soubor ve verzi Office Open XML dokument (např. XLSX, DOCX, PPTX) můžeme pro heslo pro šifrování použít až 255 znaků (do boxu pro zadání hesla se jich však vejde jen 30). V případě, že ukládáme soubor jako dokument starší verze (např. XLS, DOC, PPT), může mít heslo maximálně 15 znaků. V aplikacích Office se používá šifrování AES 128 bitů.

Šifrování dokumentu Wordu  nastavení hesla k šifrování dokumentu

Word 2010: Nastavení šifrování dokumentu

Šifrováním dokumentu zvyšujeme zabezpečení dokumentu proti pokusům o prolomení hesla. Další způsob jak účinně chránit dokument je použití digitálního podpisu nebo externího šifrovacího programu.

Digitální podpis

Digitální podpis si můžeme představit jako proces zalepení obálky s vytištěným dopisem. Dopis obrazně řečeno vkládáme do obálky, která ho má ochránit před zraky cizích lidí a před dalšími úpravami.

Podepsáním dokumentu pomocí digitálního certifikátu zamezíme jakýmkoli dalším úpravám dokumentu bez toho, aby byl takovýto podpis porušen. Pokud chceme upravovat podepsaný dokument, je potřeba nejdříve podpis odebrat (což je nevratný proces) a po dokončení úprav podepsat dokument znovu.

Pomocí digitálního podpisu přidáváme dokumentu specifické atributy:

Možnosti získání digitálního podpisu (resp. certifikátu, pomocí kterého lze podpisy vytvářet):

Na rozdíl od digitálního podpisu (nazývaného také digitální certifikát) zakoupeného od certifikační autority, je digitální podpis generovaný nástrojem SelfCertplatný pouze pro uživatele, který generoval podpis ve svém počítači. Všichni uživatelé, kteří mají nastavenou nižší úroveň zabezpečení maker než Vysoká, mohou načíst a spustit každý program označený podpisem vygenerovaným nástrojem SelfCert – nedoporučuje se to však. Uživatelé nemohou digitální podpis pocházející z nástroje SelfCert přijmout a zaregistrovat.

Práce s osobními daty v dokumentu

Pokud dokument, na kterém jsme pracovali, předáváme někomu dalšímu, často nechceme, aby druhá strana s dokumentem získala informace o tom, kdo a co v dokumentu upravoval, na kterém počítači byl dokument vytvořen apod. Podobné údaje označované jako metadata. Pro tento případ máme v sadě Office k dispozici nástroj kontroly metadat, který umí s těmito citlivými údaji pracovat a případně je odstranit.

Před spuštěním tohoto nástroje je doporučeno uložit kopii dokumentu, protože akce odstranění metadat je nevratná. V aplikaci postupujeme přes nabídku Soubor - Informace - Zkontrolovat problémy - Zkontrolovat metadata.

Kontrola metadat dokumentu

V následujícím dialogovém okně vybereme ty součásti dokumentu, které chceme zkontrolovat.

Kontrola metadatZobrazení nalezených metadat

Word 2010: Kontrola metadat a volba jejich odstranění

Následně se můžeme rozhodnout, která metadata chceme z dokumentu odebrat. Mezi metadata dokumentu patří:

Kompletní výčet metadat pro aplikace Excel, Word a PowerPoint naleznete na stránkách Microsoftu.

Povolení úprav části dokumentu

Ve Wordu, Excelu i PowerPointu máme nejen možnost dokument zamknout, ale můžeme i částečně omezit editaci některých částí - například použití formátování či úpravy. Toto omezení můžeme volitelně chránit heslem. Lze také přidávat výjimky na úpravy jednotlivým uživatelům.

Omezení editace dokumentu Wordu

MS Word umožňuje v rámci dokumentu určit části textu, které je možné editovat s tím, že do zbytku dokumentu pak nelze psát ani dokument jinak formátovat. Je zde možné nastavovat typy omezení, jednotlivé oprávnění pro konkrétní uživatele apod.

Dokument, ve kterém chceme uzamknout pouze část dokumentu, resp. omezit ostatním uživatelům práva na editaci určité části dokumentu, připravíme následujícím způsobem: na kartě Revize zvolíme příkaz Zámek - Omezení úprav. V podokně Omezit formátování a úpravy zvolíme takový typ úprav, jaké chceme uživateli povolit v celém dokumentu – oddíl 1. A 2. (výběr stylů, žádné změny, sledované změny, komentáře, vyplňování formuláře). Následně označíme část nebo více částí dokumentu, kde chceme naopak úpravy povolit a zaškrtneme ve výjimkách uživatele (příp. „Všichni“), pro které chceme, aby byla tato část dokumentu přístupná.

Nastavení editace části dokumentu

Po zadání hesla v oddílu 3. je dokument již připraven – na celý dokument je aplikován typ omezení, který jsme zvolili, vybrané části je možné editovat bez omezení.

Nastavení editace části dokumentu

Části dokumentů, přístupné bez omezení lze pomocí tlačítek v podokně Omezit formátování a úpravy procházet, vybrat všechny oblasti anebo zvýraznit. Zbylá část dokumentů zůstává uzamčená.

Excel - povolení vybraných úprav

Excel nabízí celou paletu možností zabezpečení dokumentu - od jednotlivých buněk, oblastí, přes objekty, makra až po celé listy a sešit.

Zamknutí listu Excelu

I odemknutý sešit může obsahovat zamčené listy. Toho lze využít při potřebě povolit uživatelům editovat pouze určené části sešitu. Standardně jsou všechny buňky zamčeny, ale zámek se aplikuje až při uzamčení listu, ve kterém leží. Máme také na výběr pestrou paletu možností omezení práv uživatele.

Volba Omezení pokud je volba zatrhnuta
Vybrat uzamčené buňky Přesunutí kurzoru na buňky, pro které je zaškrtnuto políčko Uzamčeno se zadává na kartě Zámek - Formát buněk. Při výchozím nastavení mohou uživatelé vybírat uzamknuté buňky.
Vybrat odemknuté buňky Přesunutí kurzoru na buňky, pro které je zrušeno zaškrtnutí políčka Uzamčeno na kartě Zámek - Formát buněk. Při výchozím nastavení mohou uživatelé vybrat neuzamknuté buňky a stisknutím klávesy TAB se přesunout mezi neuzamknutými buňkami v uzamčeném listu.
Formátovat buňky Změna možností v dialogových oknech Formát buněk nebo Podmíněné formátování. Pokud jste použili podmíněné formáty před zamknutím listu, bude formátování změněno, pokud uživatel zadá hodnotu, která odpovídá jiné podmínce.
Formátovat sloupce Použití libovolného příkazu v podnabídce Sloupec v nabídce Formát, včetně změny šířky sloupce nebo skrytí sloupců.
Formátovat řádky Použití některého z příkazů v podnabídce Řádek v nabídce Formát, včetně změny výšky řádku nebo skrytí řádků.
Vložit sloupce Vložení sloupců.
Vložit řádky Vložení řádků.
Vložit hypertextové odkazy Vložení nových hypertextových odkazů i do neuzamknutých buněk.
Odstranit sloupce Pokud je políčko Odstranit sloupce zaškrtnuté a políčko Vložit sloupce zaškrtnuté není, může uživatel sloupce vkládat, ale nemůže je odstranit.
Odstranit řádky Pokud je políčko Odstranit řádky zaškrtnuté a políčko Vložit řádky zaškrtnuté není, může uživatel vkládat řádky, ale nemůže je odstranit.
Seřadit Použití příkazů Seřadit. Uživatelé nemohou seřadit oblasti, které obsahují uzamknuté buňky v zamknutém listu, a to bez ohledu na toto nastavení.
Použít automatický filtr Použití šipek rozevíracího seznamu ke změně filtru pro rozsah hodnot s automatickým filtrem. Uživatelé nemohou vytvořit nebo odstranit rozsah hodnot s automatickým filtrem v uzamknutém listu, a to bez ohledu na toto nastavení.
Použít kontingenční tabulky Formátování, změna rozložení, aktualizace nebo jiné úpravy kontingenčních tabulek nebo vytváření nových tabulek.
Upravit objekty Změny grafických objektů, včetně vložených grafů, tvarů, textových polí a ovládacích prvků, pro které nebylo zrušeno uzamčení před uzamknutím listu. Pokud například list obsahuje ovládací prvek, který spouští makro, můžete na toto tlačítko klepnout a spustit makro, ale toto tlačítko nemůžeme odstranit. Provedení změn, například formátování, vloženého grafu. Graf bude aktualizován v případě změny příslušných zdrojových dat. Přidání nebo úpravy komentářů.
Upravit scénáře Zobrazení scénářů, které jsou skryté, provedení změn scénářů, u kterých byly změny zakázány, a odstranění těchto scénářů. Uživatelé mohou změnit hodnoty v buňkách s povolenými změnami, pokud nejsou uzamknuty a přidávat nové scénáře.
Obsah Změny položek, které jsou součástí grafu, například datové řady, osy a legendy. Graf nadále zobrazuje změny zdrojových dat (tato volba je přístupná u grafu).
Objekty Změny grafických objektů, včetně tvarů, textových polí a ovládacích prvků, pokud není před uzamknutím listu s grafem zrušeno uzamčení objektů (tato volba je přístupná u grafu).

Excel: možnosti omezení úprav v zamknuté buňce (zdroj: http://office.microsoft.com/cs-cz/excel/HP052388541029.aspx)

Před uzamknutím listu můžeme zrušit uzamčení pro oblasti, ve kterých chcete, aby uživatelé mohli zadávat nebo měnit data. Je možné provést následující akce:

Uživatelé uvedení v dialogovém okně Oprávnění pro oblast mohou automaticky upravovat danou oblast, aniž by zadávali heslo. Všichni ostatní uživatelé jsou vyzváni k zadání hesla, aby mohli danou oblast upravovat.

Upozornění:

Excel - skrytí listů

V jiných případech (např. na listech jsou zdrojová data, která nemá uživatel vidět) můžeme použít možnost skrytí celého listu. Asi nejjednodušší možnost je kliknutí pravým tlačítkem myši na ouško listu a volba Skrýt. Obdobně lze skryté listy zobrazit.

Excel zná celkem tři stavy zobrazení listů:
Visible - výchozí stav (list je vidět)
Hidden - list je skrytý, ale lze ho zobrazit přes volbu Zobrazit
Very Hidden - list je skrytý a nelze ho zobrazit přes volbu Zobrazit, protože vůbec není v seznamu skrytých listů. Tuto volbu je potřeba provést přes editor VBA.
Visible, Hidden, VeryHidden list Excelu Demonstrace rozdílu mezi vlastnostmi listu Visible, Hidden a VeryHidden

Excel - zamknutí přístupu do VBA

V editoru VBA je možné zamknout přístup k makrům, takže uživatelé nemohou makra zobrazit nebo editovat. Funkce a používání maker není tímto nijak omezeno. Heslo pro ochranu přístupu k makrům je možné zadat v editoru VBA přes nabídku Tools - VBAProject Properties. Nastavení hesla pro zobrazení zdrojových kódů maker a případně proti úpravám je v dialogovém okně Project properties na kartě Protection.

Zamknutí prohlížení projektu VBA

Excel 2010: Zabezpečení maker v editoru VBA

Zámek VBA se aplikuje, pokud jsou splněny dvě podmínky: 1) sešit je potřeba uložit jako XLSM nebo XLS, 2) v sešitu musí být libovolné makro (stačí i např. komentář).

Zdroje dalších informací

Nahoru

© 2007–2013 Miroslav Lorenc

Převzetí, publikování, kopírování, či jiné užití než pro osobní potřebu je možné pouze s písemným svolením autora.